Jornada de Aprendizagem Zeev docs

Última atualização: 10/07/2021

Esse manual de boas vindas tem por objetivo dar clareza nos passos iniciais e próximos passos para você começar a utilizar nossa plataforma da melhor maneira possível.

Ao longo de mais de 10 anos, construímos uma metodologia de implantação vencedora, baseada em melhores práticas, que darão conhecimento necessário para você e sua equipe conquistar autonomia no uso do produto.

 

Sumário

 

Apresentação

Você será conduzido nessa jornada pois optou, indicou ou definiu que você e sua equipe desejam ter plena autonomia e controle sobre todas as automatizações que serão feitas. Sua decisão nos deixa muito contentes, pois adoramos ver nossos clientes autossuficientes e dominando sua operação. Essa será uma jornada de aprendizagem, guiada por nossos experts, o Customer Success (CS) e o Expert (EX).

A Jornada do Cliente, portanto, conduzirá você e sua equipe em atividades essenciais, para que vocês tenham domínio da ferramenta e acesso a todo o conhecimento necessário. Seu comprometimento em estudar e colocar em prática será fundamental para construir soluções sustentáveis e de maneira autônoma no longo prazo.

Essa metodologia é composta por 5 fases e diversas etapas. Existe flexibilidade para, em casos específicos, a ordem das fases e das etapas serem modificadas, ou fases e etapas serem criadas ou modificadas.

As cinco fases são:

Para o sucesso dessa jornada, será importantíssimo e fundamental foco e dedicação sua e de sua equipe para as reuniões remotas e atividades que iremos conduzir. O sucesso da implementação será o resultado da sua dedicação. Esse será um trabalho conjunto, a quatro mãos, entre a Zeev e sua empresa.

Sabemos que você está louco para “colocar a mão na massa” e criar suas bibliotecas, mas, nesse momento, pedimos um voto de confiança: seguir nosso processo de aprendizagem irá ajudá-lo a criar uma arquitetura e uma cultura robusta de processos em sua organização.

É importante destacar que nossa metodologia é baseada em quick wins: queremos que você comece a operar e usar o sistema o quanto antes possível. Por isso, os resultados vão começar a aparecer ao longo da jornada, e não após ela.

O processo se dará através de uma série de treinamentos EAD, consultorias com nossos experts através de reuniões remotas, e tarefas “tema de casa” que deverão ser executadas por você e sua equipe entre as reuniões remotas.

Os encontros terão duração máxima de 1 hora e 30 minutos, buscando a maior energia e participação de todos, e poderão ser gravados, a seu critério. Os vídeos serão disponibilizados para você realizar download, e ficam disponíveis por um período de 15 dias após o encontro.

Com quem você irá interagir

Ao longo das próximas semanas, você irá interagir com alguns profissionais qualificados da Zeev, com expertises e responsabilidades distintos. Eles irão ajudá-lo em sua jornada.

Papel Sigla Descrição
Customer Success CS O CS é co-responsável pelo sucesso da sua adoção do produto. O CS acompanhará todas as etapas da implantação, para garantir que as fases serão bem executadas e te ajudarão a alcançar os objetivos de contratação. O CS, a partir de agora, passa a ser o seu principal ponto de contato dentro da Zeev. Pense no CS, também, como um "Gerente de Projetos”
Expert EX O EX é nosso técnico especialista, expert conhecedor de nossa metodologia e nossa tecnologia, e que irá ajudá-lo no passo a passo de adoção da ferramenta. Você terá diversas reuniões com o EX e poderá contar com toda a sua experiência para tornar-se, também, um expert na ferramenta. Para assuntos relacionados a negócio terá apoio de um perfil especializado para te apoiar e dependendo de sua evolução e necessidades poderá ser conectado a outros especialistas da Zeev para que também se torne expert em nosso produto.
Executivo de Vendas EV Você já conhece o seu EV. Ele foi o responsável pela condução da sua venda. O EV não tem um papel direto no projeto de implantação, mas sempre estará a disposição para conversar com você, retomar conversas antigas, dar orientações ou elucidar questões relacionadas à venda feita.

Quem da sua empresa precisa participar

Nas primeiras etapas de sua jornada, você irá nos conhecer melhor e também conhecer cada membro de nossa equipe e seu respectivo papel. E, nós também, precisaremos conhecer você e sua equipe. Dentro de nossa metodologia, costumamos qualificar os atores de nossos clientes nos seguintes papéis:

Papel Descrição Papel na jornada
Sponsors Dentro do conceito de “patrocinadores”, os sponsors podem ser tanto os responsáveis pela financiamento do projeto como os responsáveis pelas áreas de negócio que serão mais diretamente impactados pelos resultados positivos que espera-se atingir com a ferramenta. São importantes em definições estratégicas iniciais, e convidados a participar da primeira reunião de onboarding. Podem ser consultados para assuntos específicos periodicamente.
Pontos focais Os pontos focais são definidos como os pontos de contato principais entre a Zeev e sua empresa, tanto na comunicação e facilitação de projetos, quanto na implantação e uso de produtos. São responsáveis pela estratégia geral de uso do produto, priorização de processos a serem automatizados e decisões sobre configurações gerais . São também responsáveis por orquestrar todos os fluxos de comunicação entre a Zeev e os demais contatos de sua organização. São o principal condutor do lado da sua empresa, e por isso devem participar de todas as atividades e reuniões do projeto de implantação.
Power users Os Power Users são usuários com poderes administrativos da ferramenta e responsáveis pela automatização de processos, criação de bibliotecas e manutenção geral dos cadastros. São pessoas que usam intensamente nossos produtos todos os dias, exploram e conhecem todos os recursos. Dentro do sistema, podem ser ser superadministradores ou simplesmente usuários com permissões especiais administrativas em determinado módulo. São também responsáveis por integrações com outros sistemas. São os principais executores e administradores da ferramenta, e por isso recomenda-se participar de todas as atividades e reuniões do projeto de implantação.
End users Os End Users são usuários finais da ferramenta que realizam operações básicas e específicas do sistema. No caso do Zeev, abrem solicitações, executam tarefas e eventualmente consultam algum relatório. No caso do Zeev Docs, digitalizam ou importam documentos e pesquisam e consultam documentos em bibliotecas. Como usuários finais, serão impactados somente pelo resultado final da implantação. Eventualmente, podem participar dos encontros como convidados, a seu critério.

Se você não consegue, nesse momento, identificar esses papéis dentro de sua organização, não se preocupe! Essa será uma das atividades da primeira fase do projeto, o Onboarding. No Onboarding, nosso time irá ajudá-lo nesse mapeamento.

É muito comum, também, que uma mesma pessoa desempenhe mais de um desses papéis. Não se preocupe. Vamos ajudá-lo.

Fase Onboarding

O Onboarding é a primeira fase da Jornada, e tem como objetivo principal apresentar a Zeev para sua equipe, revisar o que foi contratado e definir os objetivos, metas e estratégias da implementação.

O Onboarding é o alicerce pelo qual todas as demais etapas seguintes serão executadas. Ele é conduzido pelo Customer Success da Zeev, e aborda pontos estratégicos e educacionais no mesmo encontro.

Os objetivos dessa etapa são:

Ao final dessa etapa e apresentação do conteúdo acima, o Expert apresentará os próximos passos e como funcionará a fase Learning.

Fase Learning

Na segunda Fase entramos efetivamente na ferramenta e começamos a operá-la. A segunda fase é executada pelo Expert da Zeev (IS), com apoio e acompanhamento do CS.

Ela é composta por 6 etapas:

O funcionamento dessa Fase será assim:

O número total de encontros na Fase de Learning irá depender do seu plano contratado:

Plano
Jornada Light Até 12 encontros da Fase Learning
Jornada Pro Até 16 encontros da Fase Learning

Primeira etapa: Captura e Consulta de documentos

Antes do início dessa etapa, o Ponto Focal e os Power Users de sua empresa devem, obrigatoriamente, terem concluído os seguintes treinamentos EAD em nossa plataforma:

A seguir temos um roteiro base das atividades desenvolvidas ao longo dessa etapa. Essas atividades serão desenvolvidas em reuniões remotas entre nossas equipes, intercaladas com temas de casa de ambos os lados.

Nesta etapa você vai conhecer o Zeev Docs, desde operações básicas como importar um documento até assinatura digital e versionamento de arquivos.

TIPO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO / OPÇÕES
Explicação EX deverá iniciar retirando dúvidas pendentes dos treinamentos EAD supracitados, já realizados por sua equipe. Toda demonstração/revisão será realizada em um ambiente interno da Zeev.
Explicação EX irá revisar com você os principais conceitos do produto: O que é uma biblioteca, Grupos e tipos e ciclo de vida dos documentos.
Explicação O EX irá revisar os tipos de captura e busca de documentos: Carregamento de documentos digitais, digitalização de documentos no meio físico, busca por conteúdo de arquivo (específica), busca por filtros de indexadores (coletiva) Nessa revisão será abordado sobre: Assinatura digital, exclusão de documentos, versionamento etc.

Essa etapa encerra quando todas as atividades acima foram concluídas.

Segunda etapa: Criando bibliotecas

O objetivo dessa etapa é definir a hierarquia das suas bibliotecas e começar a configurá-las.

Antes dessa reunião, o ponto focal e os power users do projeto obrigatoriamente deverão ter assistido, no mínimo, aos seguintes treinamentos EAD:

A seguir temos um roteiro base das atividades desenvolvidas ao longo dessa etapa. Essas atividades serão desenvolvidas em reuniões remotas entre nossas equipes, intercaladas com temas de casa de ambos os lados.

TIPO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO / OPÇÕES
Explicação EX irá iniciar retirando dúvidas pendentes dos treinamentos EAD supracitados, já realizados por você e sua equipe.
Explicação O EX irá listar as principais configurações para criar uma biblioteca. Passará item por item revisando seu comportamento. Durante a apresentação, irá focar em:

- Benefícios da organização por hierarquia de Empresas, responsáveis e bibliotecas;
- Configurações de segurança de acesso da empresa;
- Quando usar e como criar listas;
- Associações gerais da biblioteca: Grupos e tipos, Etapas, situações e pendências.
Definição Com base em tudo que foi explicado, você deverá decidir com a ajuda do EX como estruturar suas bibliotecas (hierarquia, nome, descrição, campos), se irá utilizar a segurança de acesso, listas, quais os tipos de documentos serão criados e se as bibliotecas possuirão workflow.
Implementação Com o apoio do EX você irá criar as bibliotecas de acordo com a estrutura definida na etapa anterior Será criado: Responsáveis, biblioteca, grupos e tipos, listas, etapas, situações e pendências.

Essa etapa encerra quando todas as atividades acima foram concluídas.

Terceira etapa: Usuários e acessos

O objetivo dessa etapa é fazer você compreender como gerenciar acessos no Zeev docs. Você deve aprender a criar usuários e grupos de acesso.

Antes dessa reunião, o ponto focal e os power users de sua empresa obrigatoriamente deverão ter assistido, no mínimo, aos seguintes treinamentos EAD:

A seguir temos um roteiro base das atividades desenvolvidas ao longo dessa etapa. Essas atividades serão desenvolvidas em reuniões remotas entre nossas equipes, intercaladas com temas de casa de ambos os lados.

TIPO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO / OPÇÕES
Explicação O EX irá retirar dúvidas pendentes dos treinamentos EAD supracitados, já realizados por você e sua equipe.
Explicação O EX irá revisar as configurações de acesso importantes para conceder o mínimo de acesso as bibliotecas e módulos da plataforma.
Definição Você juntamente do EX deverá definir quantos grupos de acesso e usuários serão criados.
Implementação Acompanhado do EX você irá realizar as configurações definidas acima. Poderão ser cadastrados e configurados: Usuários e grupos de acesso.

Essa etapa encerra quando todas as atividades acima foram concluídas.

Quarta etapa: Regras de negócio

O objetivo dessa etapa é aprofundar seus conhecimentos em um módulo que é o carro chefe para o pleno funcionamento de suas bibliotecas, desde recursos básico a avançados como o simples refinamento das interfaces de cada módulo até a conversão e assinatura digital automática de documentos.

Antes dessa reunião, o ponto focal e os power users de sua empresa obrigatoriamente deverão ter assistido, no mínimo, aos seguintes treinamentos EAD:

A seguir temos um roteiro base das atividades desenvolvidas ao longo dessa etapa. Essas atividades serão desenvolvidas em reuniões remotas entre nossas equipes, intercaladas com temas de casa de ambos os lados.

TIPO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO / OPÇÕES
Explicação O EX irá retirar dúvidas pendentes dos treinamentos EAD citados acima, já realizados por você e sua equipe.
Explicação O EX irá reforçar os conceitos Regras de negócio, esclarecendo quais necessitam obrigatoriamente de configuração para completar a configuração básica de uma biblioteca, e em quais momentos cada uma pode ser utilizada.
Definição Você deverá definir quais regras além das obrigatórias devem ser configuradas em cada biblioteca.
Implementação Acompanhado do EX você vai criar as regras de negócio definidas acima. Serão criadas as regras definidas na etapa anterior, o que inclui o desenho do worflow de documentos se for necessário.

Essa etapa encerra quando todas as atividades acima foram concluídas.

Quinta etapa: Relatórios

O objetivo dessa etapa é apresentar os relatórios nativos da plataforma e os benefícios que se pode alcançar por meio deles.

Antes de iniciarmos os encontros desta etapa, o ponto focal e os power users de sua empresa obrigatoriamente deverão ter assistido, no mínimo, aos seguintes treinamentos EAD:

A seguir temos um roteiro base das atividades desenvolvidas ao longo dessa etapa. Essas atividades serão desenvolvidas em reuniões remotas entre nossas equipes, intercaladas com temas de casa de ambos os lados.

TIPO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO / OPÇÕES
Explicação O EX irá retirar dúvidas pendentes dos treinamentos EAD supracitados, já realizados por você e sua equipe.
Explicação O EX irá destacar os principais benefícios que podem ser obtidos através dos relatórios utilizando um ambiente interno com bibliotecas e documentos.

Essa etapa encerra quando todas as atividades acima foram concluídas.

Quinta etapa: Customizações e Integrações

O objetivo dessa etapa é apresentar as possibilidades de customizações e integrações da ferramenta com outros sistemas.

Integrações são sempre atividades técnicas e, portanto, nessa fase o público alvo são os Power Users com skill técnico de sua empresa. É claro que outros profissionais, inclusive os Pontos Focais, podem e devem participar, mas será com o objetivo de ficarem cientes das potencialidades do sistema.

Você não tem profissionais técnicos em sua empresa ou sua equipe? Não se preocupe. Podemos reduzir essa etapa a um overview geral sobre o assunto, com visão de negócios. Você verá que muitos processos não necessitam de integração nenhuma.

Antes dessa reunião, caso sua empresa for seguir o roteiro completo, os responsáveis técnicos de sua empresa obrigatoriamente deverão ter assistido, no mínimo, aos seguintes treinamentos EAD:

A seguir temos um roteiro base das atividades desenvolvidas ao longo dessa etapa. Essas atividades serão desenvolvidas em reuniões remotas entre nossas equipes, intercaladas com temas de casa de ambos os lados.

TIPO DESCRIÇÃO OBSERVAÇÃO / OPÇÕES
Explicação O EX irá retirar dúvidas pendentes dos treinamentos EAD supracitados, já realizados por você e sua equipe.
Explicação O EX irá explicar como realizar customizações através das regras de negócio e quais linguagens de programação podem ser utilizadas. Aba “Script” e “Eventos” das regras de negócio e Regra de negócio “Script Global”.
Implementação Você e sua equipe acompanhada do EX irão desenvolver customizações através das regras de negócio.
Explicação O EX irá demonstrar as APIS nativas da plataforma e quais operações podem ser realizadas. Será realizado testes de chamadas via SOAPUI exemplificando o consumo das APIS.
Explicação O EX irá explicar como realizar integração com APIS externas através do serviço de Observação. Consumo de APIS públicas para exemplificação.
Implementação Você e sua equipe irão realizar chamadas nas APIS para pré-indexar um documento, consultar um documento entre outras que julgarem necessárias, além de construir integração via API com outros sistemas. Tudo isso de acordo com sua necessidade de negócio.

Essa etapa encerra quando todas as atividades acima foram concluídas. Consideramos que podem ser realizados até 12 encontros de 1h.

Fase Early Adoption

**O Early Adoption (Adoção Antecipada) iniciará a partir do momento que seu primeiro processo for publicado e os End Users passarem a utilizar a ferramenta. Portanto, você poderá executar 2 fases simultaneamente: Learning + Early Adoption.

Nessa fase, o Customer Success acompanhará você e sua equipe na continuidade e execução das atividades, de forma a garantir que o conteúdo criado se mantenha em uso e evolução.

Nessa fase você não terá etapas à cumprir ou novas tarefas, apenas dedicação e comprometimento com a adoção da ferramenta. A maior atuação será por parte do Customer Success, para apoiá-lo em possíveis dúvidas e impasses referente a conteúdos já implementados. Você poderá acioná-lo quando necessário. Esses contatos serão um apoio extra, focados em avançar o uso da ferramenta e ganho de autonomia.

O funcionamento é bastante simples:

Em paralelo, o Customer Success te acionará, pontualmente, para acompanhamento e atualização com o objetivo principal de adotarem o uso recorrente da ferramenta por parte de todos os envolvidos e isso, consequentemente, o levará ao alcance dos objetivos e metas alinhados na fase Onboarding. Se necessário, serão agendadas reuniões para alinhar ações que o ajudem a avançar no uso da ferramenta.

Fase Adoption

** Na quarta fase, que chamamos de Adoption (Adoção), é esperado que você e sua equipe tenham tido as primeiras entregas de valor. Portanto, nosso foco será revisitar os objetivos e metas definidos em Onboarding, identificar melhorias e ajustes nas atividades implementadas, redefinir metas e criar planos de ação para aprofundamento e evolução da ferramenta.

O funcionamento dessa fase será assim:

Ao final da fase de Learning,

Após a conclusão desta primeira reunião, definiremos os próximos passos, que serão norteados pelas informações, resultados e adoção, mapeados nesse momento.

A fase de Adoption tem duração de 90 dias.

Fase Ongoing

A quinta e última fase inicia após o fim da fase de Adoption. A fase de Ongoing na verdade consiste no período contínuo de uso da ferramenta após o Adoption, compreendendo todo o seu ciclo de vida como cliente e usuário da ferramenta.

Nesse período, que esperamos que dure muitos e muitos anos, você continuará contando com apoio de nossa equipe, no seguinte formato:

  1. Acesso para dúvidas e orientações técnicas ilimitadas através dos nossos canais de suporte técnico e comunidade, conforme seu plano de suporte contratado;

  2. Reuniões a cada 90 dias com o Customer Success para apresentação de resultados, evolução na ferramenta e alinhamento de objetivos, metas e estratégias.

Para dúvidas gerais ou assuntos pontuais, as reuniões poderão ser combinadas entre você e o Customer Success responsável pela sua conta